Wer die fehlerhafte SmartArt-Grafik "Abbildungsorganigramm" nicht durch die englische Version ersetzen will (siehe vorangegangener Beitrag), sondern tatsächlich reparieren möchte, kann dies durch einen Eingriff in den XML-Code Dateien erledigen. Dieser Beitrag beschreibt die einzelnen Schritte, die dazu erforderlich sind.

Reparaturen in der XML-Datei

Die Fehlermeldung, die beim Einfügen einer SmartArt-Grafik erscheint, bietet die Option Protokoll anzeigen. Per Klick auf diese Schaltfläche wird eine XML-Datei geöffnet, die alle bisher auf diesem Rechner aufgetretenen SmartArt-Fehler auflistet. An der Länge der Liste auf meinem PC war zu erkennen, dass SmartArts durchaus öfter mal Fehler verursachen. Meist aber nur Warnungen, die keine Fehlermeldung auslösen und von mir unbemerkt protokolliert wurden. Am Ende der Liste findet sich der aktuelle Fehler.

Hier steckt also ein Formatfehler (xmlError) in einer der XML-Dateien, aus denen die GLOX-Datei besteht. Eine Suche in MSDN weist darauf hin, dass der Fehler vermutlich in der Datei layoutHeader1.xml steckt und deshalb verhindert, dass die SmartArt-Vorlage geladen wird.

Mit dieser Datei hatte ich schon Erfahrungen beim Anpassen von SmartArts gesammelt und wusste, dass sie klein und überschaubar ist. Also müsste der Fehler doch zu finden sein …

· Ich lege mir einen Ordner an und speichere darin eine Kopie der Abbildungsorganigramm-Vorlage.

· GLOX-Dateien sind im Grunde genommen gezippte Ordner mit einer Vielzahl von XML-Dateien. An der Dateiendung lässt sich das zwar nicht erkennen, aber wenn ich hinter den Dateinamen die Endung .ZIP schreibe und den folgenden Hinweis ignoriere, wird mir im Windows Explorer ein gezippter Ordner angezeigt.

· Diesen öffne ich nun per rechten Mausklick mit dem Windows Explorer (nicht mit WinZIP oder ähnlichen Hilfsprogrammen!) und untersuche die Struktur des Ordners.

Der Ordner diagrams enthält die beiden XML-Dateien, die das Layout der SmartArt beschreiben:

Ein Doppelklick auf die Datei layoutHeader1.xml öffnet diese nicht wie gewohnt im XML-Notepad, sondern ergibt eine Fehlermeldung (Load Error), da die Datei beschädigt sei und bietet an, sie stattdessen in Notepad zu öffnen.

Die Fehlermeldung gibt gleichzeitig den Hinweis, ‘Organigramm‘ sei ein unerwartetes Token. Nachdem die Datei geöffnet ist, suche ich also zunächst im Text nach genau diesem Begriff.

Er wurde vom Übersetzer in der Beschreibung des SmartArt-Layouts in Anführungszeichen gesetzt, die von Office nicht als Satzzeichen, sondern als Steuerzeichen interpretiert werden. (Die englischsprachige Version enthält keine Anführungszeichen.)

· Ich ersetze diese Anführungszeichen durch halbe Anführungszeichen (‘). Ich könnte sie auch komplett löschen.

· Die reparierte XML-Datei speichere ich im Arbeitsordner (Notepad erlaubt kein Speichern direkt in den gezippten Ordner).

· Anschließend kopiere ich sie mit Hilfe des Windows Explorers in den gezippten Ordner der GLOX-Datei und ersetze dabei die defekte XML-Datei.

Zuletzt entferne ich die Dateiendung .ZIP wieder, lösche die defekte GLOX-Datei und ersetze sie durch die reparierte Version.

Fazit

Wenn ich nun PowerPoint neu starte, bleibt die lästige Fehlermeldung beim Einfügen einer SmartArt-Grafik aus. Und in der Kategorie Office.com wird das Abbildungsorganigramm korrekt angezeigt.

Wenn die Inhaltsaktualisierungen von Office.com nicht deaktiviert sind (ist in vielen Firmen der Fall), werden ab und an neue SmartArts und andere Bausteine automatisch heruntergeladen und in der Kategorie Office.com angezeigt.

Letzten Sommer tauchte beim Versuch, eine SmartArt-Grafik in PowerPoint oder Word einzufügen, eine Fehlermeldung auf. Ich habe die Ursache gesucht und bin fündig geworden.

Die Fehlermeldung lautet: „Die folgenden Dateien enthalten Fehler, weshalb Sie nicht verwendet werden können.“

Zwischenzeitlich wurde der Fehler von einem Update behoben, nun taucht er aber wieder auf.

Zwei Problemlösungen – die eine für alle, die andere für fortgeschrittene Anwender – beschreibe ich in diesem und dem folgenden Blog-Beitrag.

Wo ist die fehlerhafte SmartArt gespeichert?

Die Fehlermeldung nennt die Datei TC101793891[[Abbildungsorganigramm]].glox als Ursache. Also gebe ich den Namen dieser SmartArt-Vorlage im Windows-Explorer ein. Ohne Suchergebnis. Erst als ich in den Ordner- und Suchoptionen die Anzeige von ausgeblendeten Ordnern und Systemdateien erlaube, werde ich fündig.

Neu in Office 2010 ist, dass zusätzlich zu den mit Office installierten Vorlagen weitere Designs, SmartArt-Grafiken, Word-Deckblätter, Kopf- und Fußzeilen-Bausteine und Formeln automatisch heruntergeladen werden, sobald sie auf Office.com verfügbar sind. Sie erscheinen dann in den entsprechenden Katalogen ganz am Ende in einer Kategorie Office.com. Diese Vorlagen werden automatisch in einem separaten Unterordner Live Content des Benutzervorlagen-Verzeichnisses abgespeichert. Der Standardpfad dafür lautet:

C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\LiveContent\Managed\SmartArt Graphics\1031

Fehlerbehebung Methode 1 – Herunterladen der englischsprachigen SmartArt-Datei

Microsoft bietet auf der Office.com-Webseite einige SmartArts zum manuellen Download an. Also mache ich mich dort auf die Suche. Und tatsächlich ist das Abbildungsorganigramm dort unter dem Namen Organigramm in Bildform zu finden. Nach dem Installieren muss ich leider feststellen, dass auch diese Version trotz des unterschiedlichen Dateinamens einen Fehler verursacht. Also wechsele ich auf die amerikanische Version der Office-Webseite. Dort ist die englischsprachige Originalversion der Datei unter dem Namen Picture Organization Chart zu finden. Und diese funktioniert! (Dass die Beschreibung in Englisch ist, stört mich dabei nicht. SmartArts werden erfahrungsgemäß sowieso eher nach der Optik ausgewählt.)

Wer diesen Weg ebenfalls gehen möchte, löscht im oben genannten Ordner die fehlerhafte Datei und lädt sich hier die englische Version herunter: http://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=smartart&CTT=1&origin=FX010059549#ai:TC010211784 (Unter Windows 7 wird diese automatisch im richtigen Ordner abgespeichert. Oder es muss erst ein Unterordner SmartArt Graphics im Vorlagen-Ordner angelegt werden.)

Zum 3. Advent möchte ich mit allen PowerPoint-Anwendern einen Link teilen, der mir in den vergangenen Tagen das ein oder andere Aha-Erlebnis beschert hat.

Bei PowerPoint-TV gibt es auch in diesem Jahr wieder täglich einen Tipp zu Tastenkürzeln für PowerPoint – in Form eines Adventskalenders.

Hier gibt’s die Kurzvideos – alle unter 30 Sekunden lang:

http://www.ppt-tv.de/category/blog/

Wer jetzt zum „Serien-Junkie“ wird und die bisher erschienenen Folgen nacheinander anschaut, wird konstatieren, dass es dank der Kürze der Videos nur eine Kaffeepause lang dauert.

Aber es lohnt sich, sie tagesaktuell zu verfolgen, denn manchmal gibt es auch etwas zu gewinnen!

Wer weiß beispielsweise, was Strg + Alt + V bewirkt – und zwar nicht nur in PowerPoint, sondern auch in Word, Excel und Outlook.

Manchmal wünsche ich mir, die Folie wäre doppelt so groß. Damit ich alle Argumente, die ich vortragen möchte, unterbringen könnte – und daneben noch Platz für ein passendes Bild hätte, damit es keine Textwüste wird. Ach ja, und schnell gehen sollte es auch noch. Und ohne viel Aufwand einsatzbereit sein. Kein Problem mit selbsterstellten Layouts!

Folien mit doppelter Breite sind zwar in PowerPoint 2010 nicht möglich, aber sie lassen sich mit Hilfe des Folienübergangs Schieben vortäuschen. Ein Effekt, den ich beispielsweise gern für einen Zeitstrahl einsetze. Aber mit einem Bild in der Mitte – ist da nicht der Aufwand zu hoch, damit beide Hälften aneinanderpassen?

Wenn ich ein Paar selbsterstellter Layouts mit Bildplatzhalter anfertige, die sich künftig immer wieder einsetzen lassen, hält sich der Aufwand in Grenzen.

Eine Klage, die ich relativ häufig bei Einführungstrainings zu Office 2010 höre: „Dieses neue Menüband nimmt so viel Platz auf dem Bildschirm weg!“.

Abgesehen davon, dass dies nicht stimmt (denn es ist so hoch wie die Menüleiste plus zwei Symbolleisten in Office 2003), gibt es vier Wege, um das Menüband blitzschnell vorübergehend auszublenden:

     Bild per Mausklick vergrößern!