Beim Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Quellen kommt es vor, dass Datensätze doppelt eingefügt werden. Bis Excel 2003 ließen sich solche Dubletten per Spezialfilter aussortieren. Seit Excel 2007 gibt es den Befehl Duplikate entfernen. Obwohl beide Varianten scheinbar das Gleiche tun, führen sie mitunter zu unterschiedlichen Ergebnissen! Grund genug, die Funktionsweisen genau zu analysieren.

Neu ab Excel 2007: Die Schaltfläche Duplikate entfernen in der Registerkarte Daten und beim Arbeiten mit »intelligenten« Tabellen in der Registerkarte Tabellentools .

Wer die fehlerhafte SmartArt-Grafik "Abbildungsorganigramm" nicht durch die englische Version ersetzen will (siehe vorangegangener Beitrag), sondern tatsächlich reparieren möchte, kann dies durch einen Eingriff in den XML-Code Dateien erledigen. Dieser Beitrag beschreibt die einzelnen Schritte, die dazu erforderlich sind.

Reparaturen in der XML-Datei

Die Fehlermeldung, die beim Einfügen einer SmartArt-Grafik erscheint, bietet die Option Protokoll anzeigen. Per Klick auf diese Schaltfläche wird eine XML-Datei geöffnet, die alle bisher auf diesem Rechner aufgetretenen SmartArt-Fehler auflistet. An der Länge der Liste auf meinem PC war zu erkennen, dass SmartArts durchaus öfter mal Fehler verursachen. Meist aber nur Warnungen, die keine Fehlermeldung auslösen und von mir unbemerkt protokolliert wurden. Am Ende der Liste findet sich der aktuelle Fehler.

Wenn die Inhaltsaktualisierungen von Office.com nicht deaktiviert sind (ist in vielen Firmen der Fall), werden ab und an neue SmartArts und andere Bausteine automatisch heruntergeladen und in der Kategorie Office.com angezeigt.

Letzten Sommer tauchte beim Versuch, eine SmartArt-Grafik in PowerPoint oder Word einzufügen, eine Fehlermeldung auf. Ich habe die Ursache gesucht und bin fündig geworden.

Die Fehlermeldung lautet: „Die folgenden Dateien enthalten Fehler, weshalb Sie nicht verwendet werden können.“

Zwischenzeitlich wurde der Fehler von einem Update behoben, nun taucht er aber wieder auf.

Zwei Problemlösungen – die eine für alle, die andere für fortgeschrittene Anwender – beschreibe ich in diesem und dem folgenden Blog-Beitrag.

Wer bereits Video- oder Audiodateien mit Sprungmarken und Untertiteln versehen musste, weiß: Dies erfordert einigen Aufwand. Auch der Umgang mit Trigger-Animationen will gemeistert werden. Als kürzlich im englischsprachigen PowerPoint-Blog auf ein Add-In hingewiesen wurde, das hier Abhilfe schafft, habe ich nicht gezögert und mich ans Testen gemacht.

Mein Resümee: Das Add-In ist genial und leicht zu bedienen. Es ist für alle hilfreich, die in PowerPoint 2010 mit Untertiteln den Informationsgehalt von Video- oder Audiodateien verstärken wollen.

Zum 3. Advent möchte ich mit allen PowerPoint-Anwendern einen Link teilen, der mir in den vergangenen Tagen das ein oder andere Aha-Erlebnis beschert hat.

Bei PowerPoint-TV gibt es auch in diesem Jahr wieder täglich einen Tipp zu Tastenkürzeln für PowerPoint – in Form eines Adventskalenders.

Hier gibt’s die Kurzvideos – alle unter 30 Sekunden lang:

http://www.ppt-tv.de/category/blog/

Wer jetzt zum „Serien-Junkie“ wird und die bisher erschienenen Folgen nacheinander anschaut, wird konstatieren, dass es dank der Kürze der Videos nur eine Kaffeepause lang dauert.

Aber es lohnt sich, sie tagesaktuell zu verfolgen, denn manchmal gibt es auch etwas zu gewinnen!

Wer weiß beispielsweise, was Strg + Alt + V bewirkt – und zwar nicht nur in PowerPoint, sondern auch in Word, Excel und Outlook.